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地震対策危機管理計画書【共通編】

1.はじめに
2.企業の地震対策危機管理計画書作成のポイント
3.計画を策定するプロセス
4.地震対策計画策定手順
1.はじめに

企業活動をいかなる危機の時にも速やかに維持・回復しうるよう、企業活動上不可欠な機能が一部なりとも失われることを前提として、経営的視点からの危機体制の構築と運用を行う必要があります。
これは社会インフラの全面Stopをも考慮した最悪のシナリオを想定した危機管理プログラムを用意することを意味します。 被害状況、復旧状況に応じた独自の緊急プラン、つまり企業活動維持、被害最小化プランを作らなければなりません。 この手引書は、その意味から企業独自の危機管理プログラムを作るための一助として用意するものです。

2.企業の地震対策危機管理計画書作成のポイント
企業活動の継続・再開の方策を検討する。
項     目 方 策 検 討 の ポ イ ン ト 検討済
誰がいつ
未検討
(いつやるか)
検討中
(いつ済むか)
経営層の関与 1. 計画策定の意志を持つ
2. 地方自治体や防災機関、他企業の地震情報を積極的にキャッチする。
3. 計画を策定する部署、人材、時期を明確にする。
4.策定した計画をシステムとして稼働させるための社内各層  (トップから一般社員まで)の組織と体制を構築する。
方  針 1.自社の地震対策の基本となる方針を策定する。
  (行政が策定したガイドラインと矛盾しないこと)
〔例〕
  ・社員とその家族をはじめ、近隣住民を含めた人命の尊重を最優先とする。

  ・顧客優先を基本とし、顧客を通じて企業の社会的責任を遂行する。
  ・会社の資産・情報を保全管理し、企業の存続基盤を確保する。
  ・災害を受けた通信設備を出来るだけ早く復旧する。
2.地震対策基本方針を達成するための基本原則を策定する。
  〔例〕

  ・指揮者不在時の対応原則
  ・任務の明確化
  ・自動的行動開始の原則
  ・責任不追求の原則
目  標 1.異常時における地震対策の目標を策定する。
  (何のために 誰のために 最低限何を やるのか目標を決める)
  (経営理念と整合した具体的なものとし、社内各セクションで、それを受けて展開できる目標を設定する)
〔例〕
  ・お客さまの安全と通信を守るために自社の全ての資源を動員する。
  ・社員の安全を最優先に考える。
1. 従業員・家族の安全を確保する体制を策定する。
2. 策定した方策を速やかに行うにはどうするかの検討をする。
〔例〕
  ・通信手段

  ・避難場所の確認 (社外で作業中の場合を含めて)
  ・救援物資
  ・外部からの支援の方法
モ ノ 1. 自社設備・施設の耐震性を検討する。
2. 情報管理、処理伝達のための施設の安全確保を検討する。
〔例〕
  ・自社システムのコンピューターや周辺機器の機能維持策  …耐震・二重化・無停電電源確保・データファイルの二重化
  ・自社システムの損傷時の機能回復策……代替 バックアップ
1.決済資金、運転資金を確保・調達する方法を検討する。
  ・取引企業との協力会、親睦団体としての共済金制度
  保険金制度の検討
2.復旧費用の手だて方法はよいか
  (取引先の被災あるいは自社の復旧状況により当座の資金面での問題が発生する時もある)
交 通 1.緊急時に何を、どのくらい、どのタイミングで、どうやって運ぶか検討する。(交通網の途絶程度を想定する)
2.企業活動に必要な物資の広域最適配置を設定する。
ガス・水道 1.安全確保・安全管理の方法を設定する。
  (二次災害防止策を決める)
2.緊急時代替案の策定
3.代替品の事前準備の必要性を検討する
4.自社重要システムへの電源供給方法を検討し決める
  ・運転体制  ・燃料の確保
5.代替エネルギーの検討
 ・必要性  ・量  ・融通の可能性
1.生活用水確保の検討をする。
2.備蓄水の検討
  ・量  ・保管場所  ・管理方法
情 報 1.緊急時の情報の統括・管理・伝達・体制を決める。
  ・通信手段  ・通信網の確保  ・正確性
2.企業パートナー、顧客の被害状況把握の方法を検討
  ・相手側責任者  ・情報入手手段
3.顧客情報の安全管理を検討して決める
  ・リスト  ・顧客のシステムデータファイル ・二重化
  ・バックアップファイル  ・保管
4.本社、支社、営業所、関連会社等との情報連絡体制を検討し策定する。
  ・責任者  ・手段
代替拠点の確保 1.企業被災時の代替拠点を確保する。
2.企業被災時の従業員・家族の代替連絡場所、手段を策定する。
3.代替拠点からの従業員安否確認方法の検討をする。
4.本社・支社・顧客と代替拠点との情報連絡体制を決める
二次・三次
災害の防止
1.社屋の耐震化工事の検討をする。
  ・耐震診断  ・集中的補強による耐震化工事
  ・企業重要システム、機器の耐震化 
  ・備品、家具類の耐震化
2.消防設備の設置、点検の検討をする。
支援体制 1.経営資源(ヒト・モノ・情報・金等)の分散化を検討する。
2.親会社、支社等からの支援体制を検討する
  ・事前協議  ・データの代替保管  ・通信手段
  ・人員派遣  ・交通手段
取引先の分散 1.取引先の被災を考えて代替取引先を検討する。
  ・強化地域外代替取引先の準備
  ・代替取引先との交通、通信手段  ・稼働人員
教育・訓練 自社策定の地震対策のルール化を図る
  ・実践に向けて全社の教育訓練の実行
2.自社策定の地震対策の社員への徹底方法の検討
  ・従業員教育訓練計画
  ・全社員の危機意識が持続できる教育体系
  ・教育訓練は組織的で継続的に実施できること
3.自社策定の地震対策への外部からの支援を関連組織へ周知する。
評価・検証・見直し 1.自社策定の地震対策計画書の有効性の検証ができる体制を設定する。
  ・経営者の参加による教育訓練を通して検証し評価する
  ・評価に基づき計画の見直しを指示する。

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3.計画を策定するプロセス

それぞれの企業の持つ企業条件(資金、社員数、立地条件、社風等)の違いから地震への対応の仕方が異なって来ます。従って、自らの企業状態を把握した上で個別に地震対策計画書を作成しなければなりません。
地震の大きさ、被害の大きさ、一般社会のフリーズ状況、地方自治体の対策等を企業自らが想定して、自社の地震対策計画書を策定しなければなりません。
しかし、それを策定していくプロセスはある程度は一般化して示すことが可能です。以下に地震対策計画書を策定するための一般的な過程を参考に提示します。


【プロセス】
@



A
B
C

V Y \
U X [
(起きても壊滅的に
←ならない対策を
たてるべき領域)
↑   T    W


(回避すべき領域)
   Z

(絶対回避すべき領域)
問題なし 重大      壊滅的
図-1 危機評価のための判定図
     (鈴木 敏正著:企業における防災管理の実践より)
対策対象外領域

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4.地震対策計画策定手順

地震対策計画書システム構築においては、経営者から従業員まで、それぞれの立場で計画づくりに参加し、システムそのものを、それぞれ自分のものと認識し社内ルールとして遵守し、意識の継続が重要です。


手順 策定要素 策定ポイント 策定
(いつ誰が)
目標の設定 ●地震対策計画書は何のために作るかを明確にする。

その目標を達成するために何をすべきか(手段)をこれから作る訳になる。

●企業それぞれの基本方針、経営理念に基づき目標を設定する。

●だれのために、何を、どれくらい、どうするか 最低限できることを目標にする。
〔例〕
 ・従業員の生命を守る。

 ・会社の資産を守る。
 ・顧客サービスを安定確保する。
対策計画策定のための前提条件 ●計画が現実的な状態で策定されるように、災害の状態を想定する。想定した状況により以下の対策が変化する。

〔想定事項例〕

 ・社会の生産活動の長期的な停止

 ・使用している建物・設備等の破壊状況
 ・交通遮断  ・通信途絶  ・輸送手段
 
・火災、津波、地滑り、危険物の放出・拡散等の2次災
 ・従業員居住地域別被災状況

 ・復旧への公的支援  ・復旧資源の量、利用方法、利用優先順位
 ・取引先被害、親会社、関連会社等の被害状況

対策策定管理チームの任命と役割

(判定会召集時/警戒宣言発令時/発災時)

●全社横断的なチーム(組織)が望ましい。

●経営者の責任の下に任命し経営者の姿勢を全社に明示する。

●チームの役割
●全社横断的なチーム(組織)が望ましい。

●経営者の責任の下に任命し経営者の姿勢を全社に明示する。
@地震発生に対し企業が重大事態に陥らないような体 制になっているかの検討をする。
A重大事態に陥らない方策が準備されているかチェックする。
B@Aの検討結果を経営者に報告し組織的な取組みと目標の設定を提言する。
C計画策定へむけての指針づくりと計画書作業及び各部署での計画書作成支援
D対策実行のために必要な設備、備品整備、緊急物資配備に関する協力
E緊急時に備えた訓練の実施又は支援を行う。
F対策計画書の定期的な評価と見直し更新を行う。
G想定される対応策について経営層への提言(経営マインドの醸成)
※対処に当たっては経営層のリーダーシップが重要である。
企業の活動体系の整理 ●自社の企業活動を知り最悪の場合(最低限)何を守るべきか。被害の程度によりどのような被害まで許容できるかを知る。
《知る目的》
@未然防止・被害最小限対策の効果的施策選定のため
A被害規模、波及範囲を推定するため。
B被害波及抑制策、復旧計画の効果的施策選定のため

《活動体系整理内容》
  (被害を受けた人、物、部署、規模によりどこまで影響するのか
    どうすればよいか 判断するため)


@企業活動に必要な施設・設備・業務情報をリスト化する
A社員・取引先をリスト化する。
B社員・取引先・業界団体・関連会社・行政等の連絡先をリスト化する。C機能別、役割別、規模別の部署・社員・取引先等の整理表をつくる。
D業務別の機能連関図をつくる。
E取引先等社外関係者の連関図をつくる。
F管理者別、インフラ別、情報別、会社システム別の整理表をつくる。
G通信環境別、通勤経路別、社員居住地別等の整理表をつくる。

企業活動への影響分析

(判定会召集時/警戒宣言発令時/発災時)

●自社が被る被害の質及び規模を明確にすることにより、対策レベル等を判断する。

《分析における作業内容》

@手順 4 で整理した項目を活用し影響度を想定する
 (量・質)
A企業活動の中断、停止による経営への影響を“重大さ”という尺度で予測する。
B対策案を検討する。
C対策方針を策定する。
  ・施策の具体化
  ・施策の実現性
  ・効果の測定
  ・費用概算検討
  ・費用がかかり過ぎること、対応不可能なこと等の経営層への報告
経営トップの対処方針の決定

●経営トップは手順 4・5の結果を踏まえ評価する。

●自社が事業を継続するために受容できる被害の限界を経営トップが認識し明言する。

●経営トップは地震対策計画における目標とする業務(事業)の達成レベルを明示する。

 @手順 1 で決定した目標について緊急時に最低何を行うべきかを抽出する。
  ・業務内容  ・質  ・量
 A抽出した対応策に優先順位をつける。

●被災時における会社の姿勢、方針を社員、取引先、地域住民、社会に対して明確にする。
 〔例〕

  ・拠点施設  ・移転計画  ・保険  ・他社との相互支援協定
  ・顧客との契約条件  ・事業の変更(撤退)方針  等々

緊急時対応体制及び緊急事態対応の策定と明確化(判定会召集時/警戒宣言発令時/発災時)

●手順 6 で経営トップが指示した会社の姿勢、方針、目標、業務のレベル等いわば会社の大方針に基づき緊急事態対応体制のスキーム・緊急事態の事前、事後対応行動指針等の全社共通部分を策定する。

手順−1 緊急事態対策要領(仮称)の作成




●「緊急事態対応要領(仮称)」「対応指針(全社共通部分)」に基づいた各部門作成支援と部門間調整を行う

《体制のスキーム》 (昼夜別/平休日別)
                ←明確化→《対応方針の策定》
@対応項目 A対応方法 B連絡項目 C手順  D協力支援方法

《社員安否確認体制・本支社間通信体制の検討》
 (昼夜間/平休日別に)
@安否確認範囲 A具体的手段 B情報集約方法 C活用の仕方

《業務継続のための対応方針策定》
@被災直後の業務処理方針の決定 
A業務再開のための方針決定

《緊急事態に備えた対応方針の明確化》
@施設、設備、機器の事前対策
A被災に備えた業務のやり方・行動の決定
B事前の資材物資等準備体制

C他社、自治体などの事前協力・支援協定

《復旧方針の策定》

@復旧レベルの決定 A各部署での復旧シナリオの作成
B @Aを踏まえた復旧方針の策定

手順−2 行動指針の作成



《対応項目・方法・連絡事項・手順・協力支援の明文化》
 (昼夜間/平休日別に)
@行動マニュアルの作成 ─会社用・家庭用・ポケット版
Aチェックリストの作成 ─準備・避難・直後行動・安否連絡・救助・救援方法を織り込む
B避難場所リストの作成
C物資等保管場所リストの作成 ─救援物資・非常時物復旧資材・顧客システムファイル
・データファイル・社内システムファイル・データファイル        
D被害状況把握システム構築 ─連絡方法・被害状況報告フォーマット・責任者

《社員安否確認体制・本支社間通信体制の明確化》
 (昼夜間/平休日別に)
@連絡先リスト・連絡網の整備
   ・社員 本支社 顧客 取引先 行政 地域社会
A連絡手段
   ・誰が 誰から誰へ どのような手段で 不通の時
    不在の時どうするか

《業務継続のための処理、対応の検討》
@被災直後の業務処理方針の明確化 
   ・データ保全  ・会社縮退方針
A業務継続・再開の方針策定
   ・優先業務の決定

手順−3 物資備蓄計画の作成



《事前の資材物資等準備体制の立案》
@備蓄品目、量、保管場所、配布方法、補給方法、更新方法
A外部資源の活用指針

《被害軽減に向けた業務手順・行動指針の作成》
@被災に備えた業務方法・行動の指針を明文化する。
  ・緊急時の人員配置方針
  
・重要ファイルのバックアップ体制
  
・重要業務の分散化方針
  ・重要業務再開のための手順書作成
  ・契約条項の検討

《予防措置計画の作成》
@施設、設備、機器の事前対策立案
  ・耐震化方針の設定
  ・対策レベルの設定
  ・建物、電源、通信回線、通信機器、備品等の対策
A事前協力、支援体制に関する協定等についての方針を明確化する。
  ・企業パートナーとの役割分担
  ・緊急物資、人員等の相互融通協定

広報方針・広報体制の確立 ●経営トップが指示した自社の緊急時の対応方針に基づき対外的に「何を」「誰に」広報するかを明らかにし、広報方針を策定する。
●広報方針に基づき具体的な広報のやり方を策定する。

《広報に関する項目》
@広報方針の明確化
  ・避難住民、行政、業界団体、マスコミとの情報交換、交流等の対応
A緊急時にどのような情報をステークホルダー(会社関係者)に伝達するかを明らかにする。

《緊急時広報体制の整備》
@広報担当の役割分担
  ・緊急時の役割  ・必要情報収集方法の明示

《緊急事態発生時の広報対応の明確化》
@緊急事態広報ガイドラインマニュアル等の作成
A地域社会対応 : 救援、救護、避難、物資提供、情報交換
B行政対応 : 状況報告、許認可申請手続き等
Cマスコミ対応 : 被災状況、業務継続情報、復旧状況の提供とインタビュー対応
D顧客対応 : 安否、被害状況、業務変更等の確認自社の復旧見通し連絡
Eネットワーク対応 : インターネット等への情報発信
F広報ツール
  ・用紙、掲示場所、配布先
  ・電話、FAX、メモ、FAX用紙、対応記録簿
  ・インターネット
緊急事態発生後の対処計画の策定 ●手順 7で策定した「緊急事態対策要領(仮称)」及び検討案に基づき、緊急事態発生後の「業務継続マニュアル(仮称)」及び「復旧計画」を策定する。

《緊急事態発生後の対処計画》
@被災直後の業務処理に関する各種チェックリストの策定
  ・緊急度による作業項目の仕訳
  ・被害拡大阻止のための行動手順を明らかにする。
  ・被害状況把握、報告のためのフォーマット化を図る。
  ・必要データの保護、バックアップ及び二次災害防止のための運転停止に向けた手順書作成
  ・緊急時の業務処理のための行動基準(処理状況の記録)を策定する。
A業務継続マニュアルの策定
  ・業務再開への評価基準設定
  ・判断責任者を明確にする。
  ・再開に際して業務の優先順位を明確にする。
  ・代替拠点の指定/代替処理委託先の指定
  ・復旧支援要員(関係業者、技術者)の確保
  ・復旧資材補完体制、輸送経路の(被災状況を想定して)明確化
  ・業務継続拠点への補完体制の明確化
  ・業務継続拠点への支援方法、支援内容の文書化
B復旧計画の策定
  ・復旧責任者の明確化
  ・施設、設備の復旧優先順位の明確化
  ・復旧支援要員への補給体制の明確化
  ・復旧資材の配備体制、輸送経路の明確化
10 緊急事態対応組織の任命 ●手順 7で策定した対応体制スキームに基づき緊急事態対応組織の責任者、構成員を任命する。

●実践的訓練、シミュレーションを実施する。

《緊急事態対応組織の構成(例)と役割》
  (昼夜間別/平休日別を考慮して作成のこと)

     次ページに示す。

《実践的訓練、シミュレーションの実施》
@緊急対策組織を中心に定期的に実地訓練を行う。
A不意打ち情報伝達訓練を行い従業員の意識の持続を促す。
B定期訓練、随時シミュレーションの実施により、地震対策計画の有効性を検証し見直しを図る

緊急事態対応組織図具体的例

対 策 本 部 長

・緊急時対応に関する全ての判断と権限そして責任を持つ。

ポイント
 ・地域ごとに本部長代理を複数任命するとよい。
  (被害を受けない地域もあるため)
 ・本部へ最も早く到着した本部長/代理が自動的に初期の本部長となる仕組みにする。

通信担当

分析担当

対応担当

・被災状況の把握整理
・社会インフラ、地域社会の状況把握
・各種情報の収集

ポイント


@自動的に集合する仕組みを考える
A情報はこの担当で一元管理する。
・被害情報を受け地震対策計画指針に基づき被害状況により行動手順を作り優先順位を決定する。

・被害進展の有無を判断し自社の被害重大さの推定を行う。

・分析結果を速やかに本部長に報告する。
・対策本部長の判断に基づき対応策(消防、防災、避難、警備、輸送、救援、救護支援、広報等)の実施
11 緊急時に備えた施設、資材、協力体制等の準備 ●手順―7で策定した「物資備蓄計画」「被害軽減に向けた業務手順・行動指針」に基づき、業務処理手順の見直しや施設、設備/機器の強化・整備・物資備蓄・協定の対応を行う。

《施設、資材の準備・協力体制の準備》
@施設、設備の強度向上
  ・建物、設備の耐震化
  ・コンピュター、発電機、ケーブル引込部分等の耐震強化
  ・机、キャビネット、パソコン等の安全性向上施策
A情報システム、通信回線等の多重化・バックアップ体制の整備
  ・コンピュータ、通信回線等の多重化・NW化
  ・自社システムファイル、データ・顧客データ等のバックアップ・アウトソーシング
B救急物資、非常時物資、復旧資材等の備蓄(復旧計画と整合させる)
  ・医薬品、水、食料、日用品の備蓄
  ・救助用具、避難物資、復旧資材等の配置
  ・通信、移動手段の確保

《協力、支援体制に関する協定等の締結》
@被災時における業務処理内容に関する顧客との協議・契約 ─停止免責、業務縮退順位など
A代替生産、代替処理の契約
B通信回線確保、提供等の顧客との取り決め
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計画の評価と改訂 ●地震対策計画は企業の業務構造の変化や業務内容の変化及び事業環境、社会環境、自然環境、立地環境の変化に応じて、その有効性を評価し改訂していかなければならない。

《変化の監視対象例》
@社員数の増加、キーマンの退職、組織変更、協力企業の変更、施設・設備の変更
A取引規模・商品の変化、取引先の変化、企業活動の広域化など。
B法規制の変化、企業責任の変化
C情報化の進展、生活様式の変化
D地殻変動、観測情報発令
E周辺人口の増加、隣接地の開発など

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